Wissenswertes zur Betriebskostenabrechnung

Unter Betriebskosten (umgangssprachlich auch als Nebenkosten bezeichnet) sind alle laufenden Kosten zu verstehen, die durch den Gebrauch des Mietobjekts anfallen und vom Mieter neben der eigentlichen Miete zu zahlen sind.

Die Verpflichtung, neben der Miete auch Betriebskosten zu zahlen, ergibt sich allerdings nicht aus dem Gesetz. Vielmehr muss im Mietvertrag explizit vereinbart werden, dass der Mieter Betriebskosten zu zahlen hat und welche dies sind.

Rechtliche Grundlage ist dabei die Betriebskostenverordnung (BetrKV), die einen Katalog über die abrechnungsfähigen Betriebskosten enthält. Darüber hinaus können im Rahmen des Mietvertrages aber noch weitere Betriebskosten dem Mieter auferlegt werden.

Fristen für die Abrechnung von Betriebskosten / Betriebskostenpauschale

Zahlt der Mieter auf Betriebskosten monatliche Vorauszahlungen, hat er Anspruch auf eine regelmäßige Abrechnung seiner Vorauszahlungen durch den Vermieter.

Für die Miete von Wohnräumen bestimmt § 556 BGB, dass über die Betriebskosten spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode abzurechnen ist und die Abrechnung innerhalb dieser Frist dem Mieter zugehen muss. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er an der fristgerechten Erstellung der Abrechnung gehindert war.

Erstellt der Vermieter die Betriebskostenabrechnung zu spät, so muss eine Nachzahlung, die der Mieter nach der Abrechnung eigentlich schuldet, nicht mehr an den Vermieter gezahlt werden. Endet die Abrechnung dagegen mit einem Guthaben zugunsten des Mieters, so kann dieser unverändert die Zahlung des Guthabens verlangen. Zu beachten ist lediglich die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren.

Eine weitere Folge der nicht fristgerechten Betriebskostenabrechnung: der Mieter kann in der Regel weitere Vorauszahlungen bis auf Weiteres einstellen. Ist das Mietverhältnis zwischenzeitlich beendet, kann der Mieter stattdessen die Rückzahlung bereits gezahlter Vorasuzahlungen verlangen, so lange der Vermieter diese nicht abrechnet.

Für Mietverhältnisse über Gewerberäume existiert eine vergleichbare gesetzliche Regelung nicht. In der Rechtsprechung wird allerdings die Frist für Wohnräume analog angwendet, soweit es um die Verpflichtung geht, weitere Vorauszahlungen zu leisten. Allerdings muss der gewerbliche Mieter eine Nachzahlung, die er nach der Abrechnung zu leisten hat, auch dann zahlen, wenn die Abrechnung verspätet erfolgt.

Ausgeschlossen ist eine Abrechnung, wenn eine Betriebskostenpauschale vereinbart wurde. Dann gelten die Betriebskosten, die Gegenstand der Pauschale sind, als abgegolten, gleich ob die tatsächlichen Betriebskosten geringer oder höher sind.

Aufteilung zwischen den Mietern

Die Umlage der Betriebskosten unter den Mietern erfolgt nach einem bestimmten Verteilerschlüssel, der sich in der Regel nach der Kopfzahl oder nach der Wohn- bzw. Nutzfläche richtet. Sofern im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, ist die Wohn- bzw. Nutzfläche als Verteilerschlüssel heranzuziehen. Wasserkosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen, sofern Wasseruhren vorhanden sind.

Kosten der Heizung und des Warmwassers

Auch die Kosten für Heizungs und Warmwasser sind umlagefähige Betriebskosten. Ihre Abrechnung erfolgt nach der Heizkostenverordung, die zwingend die Abrechnung nach Verbrauch für alle Gebäude vorschreibt, die von zentralen Heizungs- und Warmwasseranlagen versorgt werden.

Danach sind mindestens 50 %, aber höchstens 70 % der Kosten für Heizung und Warmwasser nach Verbrauch zu verteilen. Dazu müssen alle Räume bzw. Heizkörper mit Erfassungssystemen ausgestattet sein, die jährlich abgelesen werden. Die Abrechnung erfolgt zumeist durch spezielle Wärmemessdienstfirmen.

Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Verbrauchserfassung technisch nicht möglich und unwirtschaftlich ist bzw. wenn Sie in Ihrer Wohnung den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen können. In diesen Fällen können die Kosten in der Miete enthalten sein oder z. B. nach Wohnfläche umgelegt werden.

Auch in Zwei-Familienhäusern, in denen eine Wohnung durch den Vermieter selbst bewohnt wird, kann für die vermietete Wohnung eine wohnflächenabhängige Abrechnung der Heizkosten vereinbart werden.